Avoid direct accusations 避免直接指责
你是否曾经说过：You’re wrong! 或是 Your presentation was terrible! 这两句话呢？事实上，这两句话的语气是带有人身攻击的说法，很容易会让人感到被冒犯。而且当一个人已经感觉被冒犯时，心情已很低落了，就更不可能听得见或接受任何批评了。所以首先你必须要避免直接的指责，这样比较容易让对方更容易听取你的意见。
Soften with compliments 以称赞来开场
那么我们的沟通应该如何开头呢？可以先用简单的称赞来暖暖场。假如正要讨论对方的工作状况，先找出几项他们曾经做得很好的事情先夸奖一番，例如：
I enjoyed your presentation today.
我喜欢你今天的简报
You presented a lot of good and helpful information in it, and I can tell you put a lot of effort into it.
你提出了许多很不错的资讯，看得出来你很用心并下了很多工夫
I appreciate your hard work.
我很欣赏你努力的成果
先舒缓一下气氛，让对方有被重视的感觉。
Don’t continue with ‘but’
不要接着马上就用but …
接下来千万不要立刻用 but，一用就破功了，会马上让对方发现前面讲的夸奖都是虚情假意，只是在作秀而已。要知道 but 这个字在英文里，意味着你立即要表述一个跟先前完全相反的观点，如果出现的时机点太过突然，反而会引起听者负面感受并产生防备的心理。相反地，当分享完你赞美后，先给一些时间让对方沉浸在被夸奖的成就感中，然后再以婉转的语句来陈述你的建设性批评。
Give advice to keep criticism constructive 提出建议让批评更有建设性
请记住，所提出的建设性批评目的是要帮助别人进步，而不是为了逞口舌之快或争论输赢，所以能顾及对方的感受又能让对方接受你的批评建议才是最好的沟通。在英文中，你可以试着这样说：
Next time you might want to…( 下一次或许可以… )
I find it helpful to…( 我认为…可能会有帮助 )
用这样的句子开头不仅可以对别人产生影响力，更不会让对方感觉受到责备。
Stay specific 批评的内容应具体
批评的内容若过于笼统、浮泛，对方就无法从批评中领会到什么。批评就是因为你对这个主题有更深入的了解，希望透过沟通来协助他人成长。所以批评的重点必须是运用你的专业知识，清楚指出对方需要改善的重点，然后指导对方该如何去做，并如何寻找可利用的资源，将原本运作的方式变得更好。
