英语是国际商业交流的通用语言，但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢？一封出色的英文商业书信将可能影响一笔生意的成功与否，所以赶快阅读我们以下的技巧，成为一名商用英语写作高手！
Use the correct format and salutation 使用正确的格式和称呼
在信件的开头使用正确的格式和称呼，给收信人留下好的第一印象。大多数的公司信笺的上方都有公司地址，不过如果没有的话，就需要在信笺左边加上公司地址，以及收信人的地址，然后在右边写上日期。然后确保收信人的名字和头衔要正确，比如：Dear Ms. Jones. 如果你不知道收信人的名字，就用Dear Sir or Madam 或 To whom it may concern.
State your purpose 陈述写信的目的
在信的第一段，你应该写明你来信的目的，比如：
As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.
根据我们的电话对谈，我在此提供您所需求的资讯
Use the reason for writing to choose your tone 以书写的原因来定位写作的适当语气
商用书信的风格通常都是正式的，对于非正式的沟通，我们会使用电子邮件。虽然大多数的商用书信的风格都是正式的，但我们可以根据不同种类的英文商业书信而使用不同的语气。
请求的书信
请求书信要使用情态动词以使你的请求更礼貌。例如，如果你写：I want you to come to our office on Thursday. 就显得不太礼貌，使用情态动词 Would 后，Would you be able to come to our office on Thursday? 就显得比较礼貌。
发放坏消息或道歉
如果你要在信中告诉对方坏消息或者道歉，你应该要用礼貌且得体的语气，并详细的说明有关的问题。例如：
I regret to inform you, I’m afraid that…
我很遗憾告诉您，我恐怕…
或者 unfortunately to introduce the bad news 这样的表达。例如：
I regret to inform you that your application has been unsuccessful.
我很遗憾告诉您，您的申请并没有成功。
投诉信件
投诉信要写的坚决并礼貌。既表述事实又不能太情绪化。例如，如果因为对方延迟交货而导致你的专案产生了不好的影响，恰当地写法应该是：
The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project.
运送延迟了5天，并严重打乱了我们执行的计画。
相反地，不恰当地写法是：I’m really angry because your staff messed up!
Ending the letter 书信的结尾
在信中的最后一段中，你可以把一些 closing remarks 加进去，例如：
Please contact us if you have any further questions.
如果你还有其他的问题，请与我们联系。
如果你需要加入附件等等，你可以用 Please find enclosed… 或是 I am enclosing… 你还可以提及后续的联系，例如：
I look forward to seeing you next Thursday.
我期待下星期四与你的会面
Closing the letter 书信的结束敬语
书信最后的敬语取决于你和收信人的关系。如果你不知道收信人的名字时就用 Yours faithfully。在正式书信中，当你知道收信人的名字时就用 Yours sincerely。对于稍微非正式的信函，你可以使用 Best regards 或 Kind regards. 在敬语后，在结束语后加上你的签名，然后在签名下面加上你的名字和职位。
Check for errors 检查错误
撰写英文商品书信，重覆检查是很重要的。在你书信发送前仔细地检查一下你写的信，看看有没有语法，拼写，或发音的错误。最后检查一下你的内容是否清晰，简短，正确，谦恭，有说服力及完整。
下次你写商用英语书信之前，看一下这些步骤，以确保你写出有效且恰当的商用书信。
