对于我们大多数人来说，电子邮件是最常用的商务沟通型式，所以能写出好的电子邮件是很重要的。尽管电子邮件通常不像一般信件那么正式，但你仍需要写出专业的电子邮件以展示你良好的个人和公司形象。现在就来按照以下简单的五个步骤撰写出色的英文邮件吧 :
开头的问候语
写电子邮件时，一定要从问候语开始，例如：“Dear Lillian”。如果你和收件人之间是比较很正式的关系，你可以称呼他们的姓而非他们的名字（例如：“Dear Mrs. Price”）。如果你们的关系比较亲近些，你可以简单地说：“Hi Kelly”。如果你正在与一家公司而非个人联系，你可以这样写 “To whom it may concern” 或 “Dear Sir/Madam”。
向发信者致谢
如果你正在回覆一个客户的问题，你应该先表达感谢。例如，客户询问了关于你公司的问题，你可以这样说： “Thank you for contacting ABC Company”。如果客户已经回覆你的邮件，记得要说： “Thank you for your prompt reply” 或 “Thanks for getting back to me”。试着找到任何机会感谢发信者，这将使他/她感受到重视，并且将使你显得更有礼貌些。
表明你的目的
然而，当你开始写一封电子邮件时，这或许不大可能以一连串的感谢之意来做开场白，那么可以在一开始就先写出你的来信目的。例如：“I am writing to enquire about …” 或 “I am writing in reference to …”
而且确保在邮件开头就清楚地陈述你的需求，然后进入邮件的主题内容。记得要注意文法、拼写及标点符号，同时避免冗长的句子，尽量让你的句子简短清楚。
加上结束语
在结束你的电子邮件以前，礼貌地再感谢一次受文者。你可以这样说：“Thank you for your patience and cooperation” 或 “Thank you for your consideration.”。然后接着说：“If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” 和 “I look forward to hearing from you”.
最后的结尾词
电子邮件的最后一步，包括了适当的结尾词与你的名字，“Best regards”, “Sincerely”, 和 “Thank you” 都是专业的结尾词。除非你和收件人是很好的朋友，否则要避免“Best wishes” 或 “Cheers” 这样的用法。最后，在按下传送键以前，再检查一次电子邮件中的拼写，来确定这是一封绝佳的电子邮件！
