在数字通信的世界里，我们不经常写信。我们大部分的日常交流都是通过电子邮件或电话进行的。因为现在我们在商业中写的信件越来越少，我们倾向于只用它们来传达更重要的信息，这意味着能够写出一封有效的专业英文信件比以往任何时候都更加重要 。请遵循以下提示，使您的下一封商业信函成为一份出色的商业信函。
使用正确的格式和称呼
通过确保布局正确并使用正确的称呼，在信件开头创造良好的第一印象。大多数公司文件的右上角都会有您的公司地址，作为信头的一部分。如果它不存在，请添加它并在左侧下方添加您要写信给的人的地址。将日期放在右边的下方，然后开始写信。确保此人的姓名和头衔正确无误，例如Dear Ms. Jones。如果您不知道他们的名字，请使用亲爱的先生或女士或可能与您有关的人。
陈述你的目的
您应该在第一段说明您的来信目的，例如：根据我们的电话交谈，我写信是为了提供您所要求的信息。
使用写作的原因来选择你的语气
商业信函通常风格正式——我们使用电子邮件而不是信件进行非正式交流。虽然大多数商务信函的英语风格都是正式的，但语气可能会因写作原因而异。
请求信通常使用情态动词使请求更礼貌。例如，这样写是不礼貌的：I want you to come to our office on Thursday . 相反，使用“would”可以使请求更礼貌：Would you be able to come to our office on Thursday?
如果你是在说坏消息或道歉，你应该礼貌和委婉地说明问题的原因。你可以用I regret to inform you , I'm afraid that , or unfortunately来介绍坏消息。例如：很遗憾地通知您，您的申请没有成功。
投诉信必须坚定而有礼貌。陈述事实，不要太情绪化。例如，如果延迟交货对您的项目产生了不良影响，那么在商业信函中适当的写法是：交货延迟五天，这对我们的项目造成了严重的破坏。一种不恰当的写法是：我真的很生气，因为你的员工搞砸了！
结束这封信
在最后一段中，您可以包含一些结束语，如如果您有任何进一步的问题请联系我们。如果您要附上文件，您可以在信件末尾加上Please find enclosed …或I am encloseing … 。你还应该在信的末尾提及未来的联系方式，例如我期待下周四见到你。
关闭这封信
信件的结束或结尾取决于您与读者的关系。当您不知道收信人的姓名时，请忠实地使用Yours 。 将Yours sincerely用于正式信件给您知道名字的人。对于不太正式的信件，您可以使用Best regards或Kind regards。您应该在收盘后添加您的签名（手签您的名字），然后在下方输入您的姓名和职位。
检查错误
最重要的一步！在发送之前，您应该始终仔细校对信件，检查语法、拼写和标点符号是否有错误。作为最后的检查，问问自己这封信是否清晰、简洁、正确、礼貌、令人信服和完整。
下次您用英语写商业信函时，请在开始之前检查这些步骤，以确保您的信函有效且适当。
