本篇文章要介绍给大家的 email 类型是属于比较正式的商业信件（business email），通常会用于联络别的公司或比较不熟的同事，而跟常合作、较熟识的同事可能用词就会比较不正式（informal），因此不在此类信件范畴中。在写英文信件的时候最重要的就是语气和文法，尤其是跟 native speaker 沟通的时候特别要注意文法。
接着就让我们来看看一封专业的商业 email 需要具备的实际内容吧！
1. Greeting 问候语
Business email 的开头都需要一个问候语（greeting），最常见的用法是用 Dear 在后面接上收信人的名字，以下是一些例子：
Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,
加上称谓的用法比较正式，通常会用于寄信给长辈或客户，而如果是寄给同事或是别的公司的合作伙伴，就直接写名字 (first name) 就可以了。
再来提供给大家几个商业信件中常见的用法，这些用语在你不确定收件人是谁的时候很好用。公司收到这种信通常都知道要转寄 （forward）给相关人员来处理。
To Whom It May Concern,
Dear Sir or Madam,
另外，要记得这些 greeting 后面都需要加一个逗号（comma）然后空一行（empty line）才能开始撰写信的内容！
2. Purpose 目的
在进入信件内文之前我们通常会先告知收信人这封信件的重点或目的，可以运用的英文句型如下：
I am writing to inquire … 我写这封信想询问 …
I am writing in reference to … 我写这封信是关于 …
在回覆信件的时候，可以这样说：
Thank you for reaching out to us regarding … 感谢您主动联络我们关于 …
这边的 in reference to 还有 regarding 都是是「有关」或「关于」的意思，它们的用法和 about 很接近，差别是 about 比较不正式，是比较口语的用法。
口语：I’m talking about the meeting scheduled for next week. 我在说的事情是和预计下礼拜召开的会议有关。
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week. 我写此封信的目的是和预计下礼拜召开的会议有关。
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week. 我写此封信的目的是和预计下礼拜召开的会议有关。
大家有没有注意到 in reference to 的用法跟 regarding 有一点点不同？通常 in reference to 用于「说明已经跟对方提过的事」，regarding 的用法比较广泛。
3. Content 内文
再来就是信件的内文了，先跟大家提醒一些小技巧，写商业信件的时候内文要简单明了 (clear and concise)，相信大家每天也收到很多 email，不想读冗长没有重点的信吧！
记得也要注意正式信件里我们不会把一个句子全部大写，否则听起来会像在呐喊 (笑)，不过我们可以用粗体让重点句子比较明显。
PLEASE REVIEW THE ATTACHED documentS THOROUGHLY. (X)
Please review the attached documents thoroughly. (O)
请仔细确认附件内容。
跟附件相关的用法与例句：
I have attached sth. for your review.
I have attached the previously mentioned documents for your review. 上述资料已于信末夹带档案内附上供您参考。
Please see the attached documents for sth.
Please see the attached documents for a quotation of the requested services. 请参阅附加档案内之服务相关报价。
4. Closing 结尾
信件内文的最后一部分通常会感谢收信人或解释接下来要做什么。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. (若您有任何问题或疑虑，请不吝与我联系。)
Thank you for your time and consideration. (感谢您的宝贵时间。)
I look forward to hearing from you. (我很期待能够收到您的回覆。)
5. Sign-off and signature block 结尾敬语与签名档
再来就是信件的结尾，会有 sign-off 和 signature block，sign-off 要注意只有第一个字需要大写且后面要加上逗点，下面提供一些最常看到的 sign-off：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美其实比较少人会用 Best regards，因为它不算正式用法，因此大多数的人通常会用 Sincerely，它是信件中最正式且最安全的用法！想学习更多 sign-off 的写法可以参考这篇文章：
信件结尾除了用 Best regards，你还有更多用法！七个实用英文结尾用语
Sign-off 后面要接签名档（signature block / line），这个项目包括了你的姓名（full name）、职称（title）、公司（company）、联络资讯（contact information）等，如下范例所示：
Sincerely,
(Signature block)
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
英文商业 email 范例
最后我们来看看一份完整的商业 email 会长什么样子：
Dear Ms. Jones,
Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.
Sincerely,
(Signature block)
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
最后，写完信件之后也不要要忘记要检查有没有文法或拼法的错误！
