今天的英文书信懒人包主要会教大家英文书信的基本格式，并分成书写信件及电子邮件两类，让你各种类型的书信规范都能学习到。
Salutations and Greetings 英文书信开头称呼
信件中的开头很重要，要根据信件的性质与对象使用不一样的称呼，以下提供常见的称呼语。
Dear 用法
Dear 几乎适用于各种情况，对象可以是熟识的人、同事或老板。但是根据不同的熟识程度，dear 一字会有不同的用法。如果与对方很熟时，可以只写对方的名，但如果对方是同事或上司，就要在男同事前加 Mr.，女同事则加上 Ms.；而如果知道这位女性的婚姻状况，已婚要加 Mrs.，未婚要加 Miss。此外，如果与对方彼此之间不熟，就要以 Mr. 或 Ms. 加上姓氏来称呼对方，或是连名带姓称呼。但如果不确定对方的性别，用 dear 加姓名就可以了。
另外，再为大家补充一下， Mr. 为「先生」，是 Mister 的简称，未婚或已婚的男性都可以此称呼；Mrs. 为「太太」，是 Mistress 的简称，用于已婚女性。 Miss 为「小姐」，用于未婚女性（注意 Miss 不需加上缩写点），Ms. 则用于婚姻状况不明的女性，且所有称谓后方都必须加上逗点，而非使用冒号。
接下来我们以 Taylor Swift 这个名字为例，其中 Taylor 是所谓的名（first name / given name），Swift 是姓（last name / surname）。
彼此不熟时：Dear Ms. Swift / Dear Ms. Taylor Swift
不清楚对方性别：Dear Taylor Swift
彼此认识，但不清楚对方婚姻状况：Dear Ms. Taylor
彼此认识，且对方已婚：Dear Mrs. Taylor
彼此认识，且对方未婚：Dear Miss Taylor
彼此很熟时：Dear Taylor
Dear Sir / Madam,
这个称谓用在当你不知道对方姓名的时候，这用法在以前比较常用，现在可能被视为老式的用法。补充：sir 用于男性，madam 用于女性。比较轻松一点的用法为 “Greetings,”。
To Whom It May Concern,
如果不知道对方性别，且用在比较正式的情况下，就可以使用这个称呼。这用法多用在公事上，尤其是当你寄信到一个公家机关或公司，不确定是写个哪个特定的人的时候。若是用在应征信件当中，则可用 Dear Hiring Manager。
Good Morning, / Good Afternoon,
除了以对方姓名称呼为开头，当然也可以使用早安、晚安等用语，此用法不是那么正式，不过祝对方有个美好的早晨，会为信件带来增进关系的效果，建议用在刚认识的人身上，或已熟识的人也可以。使用上要注意，对方看到信件的时间点有可能不是白天/下午，特别是对方在另一个时区的时候。
Hello, / Hi,
这个用法为非正式的用法，多用于电子邮件中，并且用在比较熟识的对象身上。
收件者超过一个人时
如果收信对象超过一个人以上，可直接写出他们的姓名，例如 “Hi John and Mary,” 或是 “Dear John, Mary, and Michael,”。如果对象是一个团体，可以直接写 “Dear All,”，比较亲切一点可以用 “Hi Everyone,”。
Closing Lines 英文书信结论句
在结尾用语之前，常伴有一句总结，以下提供我们写信时最常使用的三种结论。
期待回覆类
I look forward to your reply.
等待您的回覆。
I look forward to hearing from you.
期待您的消息。
I look forward to seeing you.
期待见到您。
注意 look forward 后面的动词要用动名词（V-ing）。
热心服务类
Please advise if necessary.
若有任何建议，请您尽量提出。
If you require any further information, feel free to contact me.
如果有任何问题，欢迎与我联系。
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
如果有任何需要，欢迎与我联络。
注意 contact 为及物动词，后面直接接上联系对象即可，不需接介系词。
感谢客气类
once again, I apologize for the inconvenience.
很抱歉，造成您的不便。
I would appreciate your immediate attention to this matter.
关于您对此事的关注，我们十分感激。
Thank you for your cooperation。
非常谢谢您的合作。
Thank you for your assistance。
非常谢谢您的协助。
Thank you for coming.
谢谢您的来访。
注意 thank you for 后面直接接动名词 (V-ing) 即可，不需加上 your。
Sign-offs 英文书信结尾用语
信快写完了，最后就是结尾用语啰！如同中文信件的「敬上」、「谨上」等，英文信件也有分正式跟非正式两类，建议大家依收件者与自己的关系，以及信件内容的正式性来决定要使用哪一类，以下提供常见的基本用语。
正式
Sincerely,
Thank you,
Yours truly,
Warm wishes,
Sincerely yours,
Respectfully yours,
非正式
Best,
Thanks,
Warmly,
Cheers,
Regards,
Take care,
Best wishes,
记得结尾语第一个字母要大写，后面要加逗号，然后下面要接自己的名字喔。
英文书信范例
看完了基本的信件格式，就来看看以下两个范例吧！第一个信件内容比较正式，另一个较偏日常用法。
英文信件范例
Dear Mr. Alex,
I am writing this letter to inform you that I have to take a sick leave from course due to the fever. Sorry for any inconvenience caused by my absence. I would review the material before next course. Feel free to contact me if you need further verification from my doctor. Thank you for your immediate attention to this matter.
Respectfully yours,
Shirley Huang
Alex 教授您好：
我写这封信给您是因为我发烧了，今天的课想和您请病假。如果我今天的缺席对课堂造成任何不便，也先跟教授说声抱歉，我会自行再赶上复习进度的。若教授需要医生证明，也麻烦告诉我。谢谢教授愿意抽空读这封信。
学生黄雪莉敬上
英文 email 范例
Hi Angela,
I can’t go to course today since I’m severely sick. I got a fever last night. Can you please inform the professor on my behalf? By the way, please let me know if there’s any additional assignment from course. Thank you for your help.
Best,
Shirley Huang.
嗨 Angela：
我昨晚发烧，今天不能去上课了。你可以帮我跟老师请假吗？对了，如果老师有额外出作业的话，再提醒我一下，谢谢你。
黄雪莉
