1. Be specific and always clarify 信件内容需要保持清晰与具体
商业信件的目标是要表达「具体案件、问题、与提出的方案」。想像如果你是读者，看到信时，如果很难第一眼就掌握重点，会不会看得很累？其实商业信件主要的目标就是表达重要的事项，所以一定要清晰的表达重点：相关的时间、地点、相关的人事通通交代清楚。
(X) Regarding many people’s inquiries on what’s going with the parking situation, please be aware that nothing will change until next year. If you have been receiving the $60 a month with your benefit package, the deal is still on. Unfortunately, the monthly rate will be going up to $100, and the hourly rate will longer start at $3.00 for the first hour, it will be $4.25, but each addition hour will remain $2.00 a month. Really sorry, and thank you for your attention.
关于停车的情况很多人都有提问过，请注意，这部分要到明年才会改变。如果你已经每个月收到了 $60 的补贴，还是会继续。但不幸的是，月费将上升至 $100，每小时收费将不再是第一个小时 $3.00，而将是 $4.25，但其余每小时仍将是 $2.00。真的很抱歉，并感谢您的关注。
(O) Regarding the rise on the building’s parking rates, please be aware that adjustments will take effect on Jan 1st, 2021. The monthly rate will be raised to $100, hourly rate will be raised to $4.25 for the first hour, and $2.00 for each additional hour. For full-time employees who are qualified for reimbursement, the benefit package will continue to reimburse each person $60 a month. Thank you for your cooperation.
请注意，本大楼的停车费调涨将在 2021 年 1 月 1 日生效， 月费将上调至 $100，每小时收费将调至到第一个小时 $4.25，接下来的每小时为 $2.00。对于符合资格的全职员工的经费核销，员工福利方案将继续每个月贴补每人 $60。谢谢您的合作。
2. Active, not passive voice 使用「主动语态」
喜欢阅读的人都会发现，文学、诗词、论文中，动词的语气通常是利用被动语态，来表示文艺气氛、优雅与感性的叙述。可是在商业世界的沟通中，情感与文艺的表达不是重要事项。看信的人想要知道的是这件事的细项和说明，像是时间，地点，适当的穿着，有没有包括在内文。因此，在商业书信中，表达方面只需要用最简明扼要的主动语态表示即可，因为商业书信的最主要目的即是让看信的人知道发生什么事，而写信方则是要能简单明了地让对方知道事情的内容。
(X) Your arrival will be expected at 9 am, and please be dressed in business casual style. No one will be allowed to leave before the meeting ends, but the discussion after the meeting is not mandatory. At 1 pm, lunch will be served at 4, snacks will also be free of charge.
(O) Please arrive at the conference center at 9 am. The dress code is business casual, and please do not leave before the meeting is concluded. Attendance of the post-meeting discussion is optional, and the sponsors will be serving lunch at 1 pm, and snacks at 4 pm.
请在上午 9 点达会议中心。请著商务休闲装，请不要在会议结束前离开，您可以自由参加会后的讨论。赞助商在下午 1 点会提供午餐、下午 4 点提供点心。
3. Don’t be too enthusiastic 不要太热情
从每天都上演的影集、电影、与流行的的音乐中都可以感觉到西方文化活泼外向的表达方式与热情的言语。在聊天、写信时，与朋友、家人、同学都常常用到热情词语，尤其是信件尾端的告别讯息。可是在专业的通讯中，就算与对方认识了很久，彼此的关系亲密到可以算友好的关系，见面时也都会对彼此热情地寒暄；然而，在平面文字的沟通时，还是要保持专业的语态，把想要表达的情感保留到见面时在愉快地表现出来。
(X) My team and I are ecstatic to finally meet you. After the meeting, we would love it if you can have lunch with us. I seriously hope you will have to time to hang out, it will mean so much to us. If it’s alright with you, I am going to go ahead and reserve a table at a wonderful restaurant!
我和团队都欣喜若狂，终于可以见到您了。会议结束后， 如果您可以与我们一起吃午餐，我们非常高兴。我认真地希望你将有时间空出来，对我们意义深重。如果可以，我就在美好的餐厅预定位！
(O) My team and I are looking forward to seeing you. After the meeting, we would like to invite you to lunch. Please let me know if the arrangement suits your schedule, and I’ll make the restaurant reservation.
我与团队期待您的光临。会议结束后，我们想请你吃午饭。请让我知道，如果聚餐适合您的时间，我会做预订餐厅。
适当的英文信尾
Best,
Best regards,
Thanks again and best regards,
Sincerely,
Yours truly,
太热情或太随意的英文信尾
Love,
Love and best wishes,
Thanks again and much love,
Thanks again! XOXO!!
Bye-bye and until next time,
Ciao,
See you,
I’ll miss you,
信件结尾之所以这么重要，是因为它会影响到你跟通信人的关系！好的信尾 (sign off) 还有哪些原则要掌握？又到底是不是每一封 email 都应该要有个 sign off ？这部影片更详细地讲解了做书信结尾的种种注意事项：
4. Use “that” and “which” correctly 正确使用「限定用法」的 that 与「非限用法」的 which
在文法的领域中，「限定子句」（关系代名词前无逗点）中的子句与「非限定子句」（关系代名词前有逗点）的不同，就是前者是提供了「有必要性的语句资讯」，而后者则是可有可无。也就是说，如果「限定字句」中的 that 被删除了，整个句子的意义就变得词不达意了。而「非限定子句」中的 which 如果消失，会改变句子的韵律，造成语气不顺的感觉，可是整个句子所表达的主要讯息并不会受到影响。
注意以下的例句，如果 that 在前面 3 个句子中消失，就会造成错误的语法。如果最后 2 个句子中的 which 子句省略，表达的想法不会改变，可是讯息会变得不够完整。
The setback that caused technical difficulties has been resolved.
导致困难的技术问题已经解决。
The ads that received negative feedbacks in the survey will not be printed in the next month’s publications.
在问卷调查中受到负面反馈的广告不会在下个月出刊。
The previous quote that was rejected by the customer cannot be lowered.
先前被客户拒绝的价钱不能降低。
I would like to briefly talk about the southeastern region, which is our new territory.
我想简单谈谈东南部地区，这是我们的一个新的领域。
The promotion should focus on the handbags made of organic materials, which offers a high margin and complements our brand image.
推广应注重有机材料制成的，它提供了一个高利润的手袋，并补充了我们的品牌形象。
5. Use affect and effect correctly 正确的运用 affect 与 effect
affect 是影响（动词）effect 是效果（名词），是几乎每个人都会分辨不清的两个字。运用这个小小技巧可以帮助你：a 开头的是 action word，自然就是动词。
The loss from the previous quarter is affecting our investors’ decisions.
上一季的亏损影响了我们投资者的决定。
The recent events of social unrest are creating a detrimental effect on consumers’ confidence.
最近发生的社会动荡事件对消费者信心产生不利的影响。
The budget cut will not affect the employees’ benefit packages.
预算削减将不会影响员工的福利方案。
The effect of the budget cut is insignificant to most employees.
预算削减的效应对大部份的数员工是微不足道的。
延伸学习
Affect 与 effect 的难分辨是许多人难都逃离的文法陷阱。因为出错的例子太多了，许多人对于运用 affect 还是 effect 的自信心降低。可是在英文中，常常可以很自由地运用不同的字表达相同意思，所以如果真的觉得这两字很难靠直觉选出正确用法，在紧要关头之际，就用别的字吧！ affect 的同义字有 alter、change、influence，而 effect 的同义字有 aftermath、consequence、outcome，而 change 与 influence 一样动名词同形，如果用来表达不同的状况时，就不用担心有没有搞错。
Affect 的同义字
用 influence 代替 affect
The loss from the previous quarter is influencing our investors’ decisions.
上一季的亏损影响了我们投资者的决定。
用 change 代替 affect
The budget cut will not change the employees’ benefit packages.
预算削减将不会改变员工的福利方案。
Effect 的同义字
用 influence 代替 effect
The recent events of social unrest are creating a detrimental influence on the consumers’ confidence.
最近发生的社会动荡事件影响消费者信心。
用 aftermath 代替 effect
The aftermath of the budget cut is insignificant to most employees.
预算削减的后果对大部份的数员工是微不足道的。
以上就是今天 帮大家整理的英文商业书信 5 大撰写要点，只要能掌握这些要领，相信之后无论之后无论是与客户沟通，抑或是要与上司、同事互动交流，你都能有效建立起有效率又专业的沟通环境！
