Avoid direct accusations 避免直接指責
你是否曾經說過：You’re wrong! 或是 Your presentation was terrible! 這兩句話呢？事實上，這兩句話的語氣是帶有人身攻擊的說法，很容易會讓人感到被冒犯。而且當一個人已經感覺被冒犯時，心情已很低落了，就更不可能聽得見或接受任何批評了。所以首先你必須要避免直接的指責，這樣比較容易讓對方更容易聽取你的意見。
Soften with compliments 以稱讚來開場
那麼我們的溝通應該如何開頭呢？ 可以先用簡單的稱讚來暖暖場。假如正要討論對方的工作狀況，先找出幾項他們曾經做得很好的事情先誇獎一番，例如：
I enjoyed your presentation today.
我喜歡你今天的簡報
You presented a lot of good and helpful information in it, and I can tell you put a lot of effort into it.
你提出了許多很不錯的資訊，看得出來你很用心並下了很多工夫
I appreciate your hard work.
我很欣賞你努力的成果
先舒緩一下氣氛，讓對方有被重視的感覺。
Don’t continue with ‘but’
不要接著馬上就用but …
接下來千萬不要立刻用 but，一用就破功了，會馬上讓對方發現前面講的誇獎都是虛情假意，只是在作秀而已。要知道 but 這個字在英文裡，意味著你立即要表述一個跟先前完全相反的觀點，如果出現的時機點太過突然，反而會引起聽者負面感受並產生防備的心理。相反地，當分享完你讚美後，先給一些時間讓對方沉浸在被誇獎的成就感中，然後再以婉轉的語句來陳述你的建設性批評。
Give advice to keep criticism constructive 提出建議讓批評更有建設性
請記住，所提出的建設性批評目的是要幫助別人進步，而不是為了逞口舌之快或爭論輸贏，所以能顧及對方的感受又能讓對方接受你的批評建議才是最好的溝通。在英文中，你可以試著這樣說：
Next time you might want to…( 下一次或許可以… )
I find it helpful to…( 我認為…可能會有幫助 )
用這樣的句子開頭不僅可以對別人產生影響力，更不會讓對方感覺受到責備。
Stay specific 批評的內容應具體
批評的內容若過於籠統、浮泛，對方就無法從批評中領會到什麼。批評就是因為你對這個主題有更深入的了解，希望透過溝通來協助他人成長。所以批評的重點必須是運用你的專業知識，清楚指出對方需要改善的重點，然後指導對方該如何去做，並如何尋找可利用的資源，將原本運作的方式變得更好。
