一、信件主旨（Subject Line）
信件主旨就是要让收件者「在最短时间内了解这封信的目的」，所以不要把写主旨当成作文，写出 “I want to…” 这种长句，精练的点出信件主旨就好啰！
※举例而言，
“Requesting information about X”
「请对方提出有关X的资讯」
“Sales Promotion for X”
(通知收件人)「有关X的促销活动」
“Interested in learning about X”
「请对方教导、分享关于X的知识」
二、开头称呼语（Greeting）
称呼语会依照写信对象的身分和关系而调整，
※写给朋友、熟悉的同事：
可以直接写 Hi / Hello 加上对方的名字（first name），
如 ” Hi John,” “Hello Tammy,”
※写给主管、长辈等写正式信件：
写Dear + Mr. ∕ Ms. + 对方姓氏（last name/surname）∕ 职位 ∕ 全名，举例而言，若要写信给美国总统 Donald Trump，
可以写
“Dear Mr. Trump,”
“Dear Mr. President,”
“Dear Mr. Donald Trump,”
※如果不知道收件者的性别：
可以用 “To Whom It May Concern,”
※写求职信时，
写 “Dear Hiring Manager,”，直接对雇用经理展示你的敬意
—–
※注，（有点复杂大家解释一下~）：
Mr. 为「先生」，是 Mister 的简写，
Ms.是「女士」，未婚、已婚女士皆可适用，
Miss 为「小姐」，只适用于未婚女子；
Mrs. 只能用于已婚女士，后面会加上丈夫的夫姓
三、介绍自己（Identification of self）
如果与收件者不熟，或是透过其他方式拿到对方的联络方式，在信件的开头介绍自己、解释与对方的关系是很重要的~
※写信给教授：
“I am a student in your（class name）.”
（我是您某堂课的学生）
“My name is Jessie Chen, Professor Lin gave me your email address.”
（我叫 Jessie Chen，透过林教授得到您的电子信箱）
“My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.”
（我叫 Jamie Smith，我们上周在X大学的会议中见过面)
四、解释写信目的（Reason for email）
比较正式的常用句型为 ” I am writing to V. …”
” I am writing about ∕ in reference to ∕ regarding to…
（这封信是关于…）
” I am writing to inform you that ∕ of… “
（我想通知你…）
” I am writing to enquire ∕ inquire about…”
（我想问有关…）
五、解释情况、需求（Describe situation）
这部分的长度因情况而异，记得写信不用刻意挑困难、冷僻的字写；简单、清楚地告知自己的情况或需求，让对方快速了解就好啰！
另外，建议段落的第一句话用主题句（Topic Sentence），简单解释该段的重点和内容，可以帮助收信者快速阅读，抓到每段的重点！
六、解释后续规划（Action Plan）
解释完自己的情况、需求后，如果有需要收信人协助的部分，可以参考以下几个范例句型：
“I would be more than happy to meet at your convenience.”
（希望能在你方便的时间见面）
“If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.”
（如果你方便，希望能在X天X点见面）
“If you have some free time, would you be able to give me a call?”
（如果你有空，希望你可以打电话给我）
七、结论语句（Closing line）
写完信件内容后，通常会请对方回覆自己的想法或问题，以下的例句可供参考：
“Please feel free to contact me if you need any further information.”
（如果你需要任何进一步的资讯，欢迎随时联系）
“If you require any further information, feel free to contact me.”
“If you have any questions, please feel free to contact me.”
（如果你有任何问题，欢迎随时告知）
I look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.
（希望能尽快得到你的联络 ∕ 我很期待下周二与你见面）
I’m looking forward to your reply.
（我很期待收到你的联络）
※注： “look forward to +Ving” 表示期待、期盼的意思
八、结尾用语（Sign-off）
终于来到Email的结尾！以下为几种常见的结尾用语：
※正式Email（写信给长辈、上司等）
Yours sincerely, ∕ Sincerely,
Yours respectfully, ∕ Respectfully,
Best regards,
Best wishes,
Cordially, （「诚心地」意思）
※非正式Email
Cheers, （除了「干杯」外，这个词也有「谢谢」和「掰掰」的意思喔）
Best, （为 “Best Regards,” 的简称，但比较没有距离感）
