使用专业的问候语
你和收信人熟识的程度将会决定你问候的方式。例如：你可以称呼收信人的姓氏来开始比较正式的邮件（ex. “Dear Ms Price,” ）。但是如果对方是你非常熟识的人，你只需要说“Hi Kelly,”即可。无论你用哪种方式，都必须要确认收件人姓名是正确的。
有时候你也可能不知道如何称呼收件人，这常会发生在写求职信的时候。在这种状况下，最好是先查出对方人事主管或其他可能收件人的姓名。求职网站可能是一个不错的资源。
如果你没办法百分百确定收件人的姓名，你还是可以称呼对方的职衔，例如： “Dear Hiring Manager”，或是对方的公司名称（ex. “Dear Amazon Innovation Team”） 。这些写法都比你不具名的写 “Dear Sir/Madam,” 或 “To Whom it May Concern” 来得更有礼貌而且适当。
如果你要回覆一封电子邮件，适度的加上感谢语是很好的做法，例如：“Thank you for getting in touch”。如果对方已经回覆你，你就务必要再回覆 “Thank you for your prompt reply” 或 “Thanks for getting back to me”。对收件人的感谢语可以使整封电子邮件显得更亲切而专业。
表明你的目的
你必须在电子邮件中清楚表达你的目的。请记得，一般人常常是在会议中或手机上阅读电子邮件，所以你的句子务必要简洁清楚，而且容易理解。 “I am writing to enquire about …” 或 “I am writing in reference to…”，这两句是可以使用的一些说法。
如果你需要对方回覆你的邮件内容，那就要把目的表达得更清楚。 “Could you please look into this…”、“…at your earliest convenience”、“many thanks in advance for your help” 这几句都是礼貌地提出商务请求时很实用的一些说法。
使用正确商务英文字汇
不同产业会有不同或特定的使用字汇，你要寄给科技产业的电子邮件用语就可能和寄给医疗产业的截然不同。为了要确保你了解所属产业的用语，事先做一些研究并使用适当的英文字汇是很重要的。
产业英文内容包括：
汽车业
金融业
科学产业
旅游产业
法律产业
医疗业
科技与电信产业
在这些线上课程中所学到的字汇，将能帮助你写出专业的英文电子邮件。你可以在这里了解更多关于产业英文的课程讯息。
邮件内容力求简洁扼要
电子邮件常常是在行动中被迅速阅读的。所以务必要使你的邮件内容简单明了、句子语意清晰并且主旨明确。一封简短的邮件也比较容易避免错误，尤其是对非母语人士而言。
然而，简洁的讯息并不表示突兀或无礼。请记得，要以有礼貌的结束用语来保持正面而专业的语气。以下这几句都是很好的参考说法：“Thank you for your help”、“Thank you for your consideration”、“If you have any questions, please don’t hesitate to ask”、“I look forward to hearing from you”。
使用合适的结束敬语
如同一封传统的信件，一封专业的电子邮件也必须要用得体适当的敬语来做结束。 “Kind regards”、“Sincerely”、“Many thanks” 都是常见的专业敬语说法，在敬语之后再加上你的姓名和职称。
