常说「请、谢谢、对不起」 Say “please”, “sorry”, and “thank you”
这三句话除了经常出现于日常生活外,更是职场里不容忽视的礼节。不管是请求同事的帮忙、感谢主管给予的回馈(feedback),或是因为说错话(a slip of tongue)、做错事而道歉,都是职场上相当基本且重要的举止。当我们在职场不时使用这些友善有礼的用语与他人互动,自然就会让对方产生优良的印象,进而获得好人缘(likability/popularity)。
在商务场合少用智慧型手机 Use smartphones sparingly in business settings
随着电子产品(electronic device)在生活中越来越普及,现代人也逐渐养成手机不离身的习惯,甚至无时无刻都必须拿起来与他人进行联系。然而,不管是身处重要场合或是参加日常会议,建议还是要放下手机认真聆听,避免心不在焉的(absent-minded)态度让发言和与会者感到不被尊重,同时也确保自己能完整接收所有重要资讯。
与他人沟通时集中注意力 Give people full attention when having conversations
除了在商务场合要维持高专注度(concentration)外,和别人面对面交谈时也必须集中精神,并时常展现乐意倾听的状态,而适当的眼神交流(eye contact)则可以显示出自己很投入且尊重对方的想法。建议在沟通过程中也可以多留意小细节,像是说话时看着对方的眉心以提高注意力集中程度、座位尽可能选择对方的侧边而非谈判感较重的正对面,以及对话避免使用带有质疑性的反问句或过度情绪化(emotional)的语气等。
坚定地与对方握手 Offer a firm and strong handshake
在工作场合初次见面时,双方通常会相互握手来帮助彼此破冰(break the ice),但如何正确的握手可是有学问的,许多高阶主管(executive manager)也会将握手当作识人的重要指标。一般来说,握手会由长辈或位阶较高的一方先伸手,晚辈和位阶较低的一方再伸手回应,而握手的力道则要拿捏的刚好,建议可以稍微紧握施点力,让对方感受到更多的诚意,在此同时也必须注意最基本的个人卫生(hygiene),尽可能避免握手时流手汗,才能在对方心中留下好印象。
牢记名片礼仪 Keep the business card etiquette tips in mind
职场上时常会遇到与客户交换名片的场合,此时如果忽略了应有的礼节,很有可能会让对方留下负面印象(bad/negative/unfavorable impression)。交换名片时,务必记得要用双手来接递,同时将名片的正面朝向对方,这样对方接过去时才会一目了然(leap to the eye)。收到名片后也切记不要直接放入口袋,而是应该仔细阅读名片内容,并持续询问对方与工作相关的问题。
注意对方称谓 Use formal modes of address until told otherwise
称谓在职场是相当重要的资讯,为了避免叫错的尴尬场面发生,建议与对方还不熟或不清楚对方是谁时,还是先使用先生或女士等相对正式的称谓。若是真的不知道该如何称呼(address),则可以采取最保险的做法,那就是直接询问对方如何称呼,不仅能够展现工作场合应有的礼貌,也可以迅速了解对方习惯的称呼方式。
服装仪容要得体 Dress appropriately for business and office functions
良好的服装仪容可以帮助自己树立专业形象,同时也能表达自己对工作的重视和尊重。即使现今并非所有企业都对服装有所限制,但也不代表上班时就能打扮得邋遢(sloppy)、随便。如果公司没有明确列出着装规定(dress code),建议可以请教主管或是参考同事平常在办公室的穿着,才不会因为轻忽服装仪容而影响到未来的职涯发展。
尊重且友善对待所有同事 Treat everyone with respect and kindness
所有类型的职场礼仪都围绕着一个核心概念(core concept),那就是要懂得给予每个人最基本的尊重,并对身边每一位同事都充分展现友善包容的(inclusive)态度。比方说若要将同事的联系方式提供给其他人,务必记得要事先征得本人的同意。另外,跟同事或主管开玩笑时要精准拿捏分寸,不要轻易取笑同事或窥探隐私。如果因为不小心踩到对方的底线(cross the line)而产生疙瘩或误会,恐怕会得不偿失。